Unzählige Blätter, Post-its, Stifte und Kaffeetassen bedecken den Schreibtisch – dann ist es oft eine richtige Überwindung, sich aufzuraffen und das Chaos zu beseitigen. Kein Wunder, wenn nun der Gedanke kommt: Ab jetzt räume ich meinen Schreibtisch regelmäßig und auch zwischendurch auf. Doch auch dieser gute Vorsatz wird im Alltagsstress meist schnell wieder über Bord geworfen. Es gibt jedoch einige Tipps, die auf dem Weg zu einem aufgeräumten Schreibtisch wirklich helfen.
Den Schreibtisch organisieren – das passende Ablagesystem
Genau wie es bei sämtlichen E-Mail-Anbietern einen Eingang für neue Mails gibt, empfiehlt es sich auch, alles was an neuen Aufgaben in Papierform auf dem Schreibtisch landet, zunächst in den Eingangskorb zu legen. Zudem sollten die neuen Aufgaben auf einer extra Aufgaben- bzw. To-do-Liste festgehalten werden, am besten mit dazugehöriger Deadline. So ist klar ersichtlich, was abzuarbeiten ist, entweder nach Eingangszeitpunkt oder nach Dringlichkeit.
Organisation auf dem Schreibtisch – Mappen und Ordner schaffen Ordnung
Generell gilt: Zumindest langfristig haben lose Blätter auf dem Schreibtisch nichts zu suchen! Deshalb unbedingt Ordner oder Mappen anschaffen, sodass jedes Projekt bzw. jede Aufgabe einzeln abgeheftet werden kann. So entsteht kein Zettelchaos und die gesuchten Dokumente lassen sich viel schneller wiederfinden. Farbenfrohe Ordner und Mappen werten zudem jedes Büro optisch auf.
Ein gut sortiertes Archiv erleichtert das Wiederfinden
Da bestimmte Unterlagen natürlich aufbewahrt werden müssen, sollte auch ein gut sortiertes Archiv bzw. die bekannte Ablage nicht fehlen.
Diese muss sich nicht unbedingt in direkter Reichweite befinden, sondern kann zum Beispiel auch in einem Schrank versteckt sein. So bleibt mehr Platz für die aktuellen Herausforderungen auf dem Schreibtisch.
Nicht alles aufbewahren und sammeln
Wenn abgearbeitete Aufgaben keinen Platz in den Ordnern oder Mappen finden und nicht unbedingt aufbewahrt werden müssen: Schmeißen Sie sie in den Papierkorb.
Auch hier dient das E-Mail-Programm als Vorlage: Ein Papierkorb ist unverzichtbar! Damit ist einer direkt am Arbeitsplatz gemeint, der ohne Aufzustehen zu erreichen ist, sodass sich der Müll erst gar nicht auf dem Schreibtisch sammelt.
Stifte und anderes Büromaterial
Hand aufs Herz: Niemand braucht 50 verschiedene Stifte, die in sämtlichen Schubladen und Fächern versteckt sind. Hier kann radikal aussortiert werden, sodass nur die Stifte übrigbleiben, die sich wirklich voneinander unterscheiden und die man auch benutzt.
Gleiches gilt für Tacker, Locher und Co. Davon sollte nur das auf dem Schreibtisch stehen, was so gut wie täglich gebraucht wird. Der Rest kann in eine Schublade einsortiert werden. Natürlich gilt auch hier: Jeweils ein Locher und ein Tacker reichen!
Papierloses Arbeiten
Papierloses Arbeiten heißt zugleich auch weniger Chaos am Arbeitsplatz. Auch der Umwelt zuliebe sollte so zum Beispiel vor dem Drucken überlegt werden, ob die Information wirklich in Papierform gebraucht wird oder ob nicht vielleicht ein Notizbuch- oder Kalendereintrag ausreicht.
Insgesamt ist es praktisch, sich daran zu gewöhnen, Informationen digital abzulegen, da sich die Daten meist viel schneller wiederfinden lassen. So sollten beispielsweise auch Kontaktdaten von Visitenkarten regelmäßig in einem digitalen Adressbuch abgespeichert oder die To-do-Liste digital geführt werden.
Kabelsalat beseitigen
Nach dem Zettelwust ist wohl der Kabelsalat die zweithäufigste Plage auf unseren Schreibtischen. Um diesem entgegen zu wirken, können Maus, Tastatur und Kopfhörer durch Bluetooth-Modelle ersetzt werden. Die übrigen, unvermeidbaren Kabel können mithilfe von Kabelboxen unauffällig verstaut werden – sieht auch gleich viel schöner aus!
Feste Termine für Ordnung auf dem Schreibtisch
Es ist einfacher, die Papierstapel im Griff zu haben, wenn man einmal in der Woche, sämtliche Zettel den richtigen Orten zuordnet: Eingang, Mappe, Papierkorb oder Archiv. Viele Blätter sind oft ein Hinweis auf unerledigte Aufgaben. Hier sollte dann überlegt werden: Handelt es sich um eine offene Aufgabe? Dann ab damit in den Eingang und die Aufgabe auf der Aufgabenliste notieren. Ist das Papier abgearbeitet oder wird nicht länger benötigt, heißt es, Mappe, Papierkorb oder Archiv. Für dieses Sortieren am besten einen wöchentlichen Termin im Kalender anlegen, sodass das Aufräumen im besten Fall zur Routine wird. Und: auch der Mülleimer sollte regelmäßig geleert werden, sodass keine Hemmungen entstehen, etwas wegzuwerfen!
Zu guter Letzt ist es ein geeignetes Ritual, am Ende jedes Arbeitstages den Schreibtisch aufzuräumen – zumindest grob: Alles kommt zurück an seinen Platz und insbesondere Kaffeetassen werden beseitigt. Zudem sollte die To-do-Liste überarbeitet werden: Was wurde heute geschafft und was will man realistischer Weise morgen erledigen?
Ein aufgeräumter Schreibtisch ist übrigens nicht nur für Erwachsene hilfreich, sondern spielt auch beim idealen Arbeitsplatz für Kinder eine wichtige Rolle.
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